Si te estás preguntando esto es porque ha llegado el momento de planear tu boda, te surgen mil dudas y no sabes por dónde empezar. Quizás aún no tengas muy claro qué es una coordinadora de bodas, qué funciones tiene y si necesitas contratar una para tu boda.

Por eso he preparado este artículo donde te cuento qué debes tener en consideración antes de tomar la decisión.

Qué es una coordinadora de bodas

Una wedding planner y coordinadora de bodas es la figura que se encarga de que todos los preparativos de la boda se desarrollen sin contratiempos, imprevistos ni estrés para los novios. La planeación de una boda puede ser agotador para una pareja, más si ambos trabajan y disponen de poco tiempo libre, pero más aún si van a casarse en una ciudad distinta a la que residen. La distancia puede suponer un motivo más de agobio.

Su trabajo comienza desde el momento que deciden casarse (elegir el venue, los proveedores/suplidores, contratos, cotizaciones, concepto de la boda…) hasta el mismo día de la boda (montaje de la decoración, preparativos de los novios, first look, ceremonia, coctel, fiesta… y desmontaje de todo). Así que el éxito de la boda dependerá de la ejecución de las tareas por parte de la coordinadora. Por eso es tan importante elegir bien.

¿De qué se encarga una wedding planner?

Las funciones de una wedding planner y coordinadora de bodas son muchas y diversas, pero todas tienen el mismo punto de partida: lo que desean los novios.

Gracias a entrevistas y reuniones, la wedding planner escucha e interpreta los deseos de la pareja y realiza propuestas para materializar esas ideas. 

A partir de estas reuniones se encargará de:

• El concepto y el estilo de la boda. En base a esto se irán tomando el resto de decisiones que darán forma a la boda. Por ejemplo, si quieres una boda rústica es más sencillo elegir una hacienda, que ya impregna a la boda de ese estilo, que un hotel de playa. Y al contrario.
• El presupuesto. Las ideas están muy bien pero si el hacerlas realidad sobrepasa tu presupuesto más que la boda de tus sueños se puede convertir en una de pesadilla. Por lo tanto, tu wedding planner te ayudará a valorar y tomar decisiones en base a un presupuesto realista y que puedas asumir. Se encargará de adaptar, en la medida de lo posible, tus deseos dentro del presupuesto marcado.
• El protocolo. Te asesorará en todo lo que debas tener en consideración así como ayudarte en la organización del protocolo de la boda. Es la primera vez que te casas y habrá muchos detalles que desconozcas y debas cuidar. 
• La búsqueda de proveedores. Hay tantas opciones y estilos diferentes de profesionales en el mercado que puede resultar muy abrumador para ti, ¿por dónde empezar? Tu wedding planner seleccionará por ti los suplidores en función de tu concepto de boda y tu presupuesto. Con esto, te presentará una selección de los más adecuados para tu boda de entre los que tendrás que elegir.
• La elección del venue. Es de las primeras decisiones que debes tomar, porque en base al espacio se decidirán el resto de elementos de la boda. Una elección tan importante es mejor tomarla con la ayuda de un profesional con experiencia, ¿no crees?
• Petición de cotizaciones, visitas técnicas, contratos… Esta parte de los preparativos de la boda puede ser la más estresante. Cantidad de emails y llamadas para solicitar tarifas, disponibilidad de proveedores, negociar las propuestas, firmar contratos y organizar reuniones y visitas. Si en tu día a día cuentas con  poco tiempo y muchas cosas que hacer, imagina si le sumas todas estas tareas extras. Tú siempre tendrás la última palabra y tomarás las decisiones, pero tu wedding planner realizará todas estas gestiones por ti. Así todo será más cómodo y te aportará la tranquilidad de saber que tu boda está en buenas manos.
• Las invitaciones. Te asesorará sobre cuándo solicitarlas, de qué tipo, en qué fecha enviarlas a los invitados, así como realizar la confirmación telefónica de asistencia de todos los invitados.
• La agenda de la boda (wedding book). Hay que coordinar muchos detalles el día de la boda, la entrega de las flores, el montaje de la decoración, la hora a la que llega la maquilladora y el fotógrafo, asegurarse que están todos los proveedores, que los músicos llegan a su hora y saben dónde ubicarse en la ceremonia, que las mesas del banquete estén listas, que los invitados sepan dónde sentarse…
• Seguimiento y coordinación de proveedores. Cada profesional debe conocer el timing de la boda, saber cuándo tiene que llegar y cuándo marcharse, porque no todos estarán presentes en día de la boda y hay que gestionar muchos detalles, la recepción y el envío de las invitaciones, los detalles que van a regalar a los invitados, las reuniones con todos los proveedores en las semanas previas a la boda, la prueba del menú, del bizcocho… Tu wedding planner se encargará de estar al tanto de todo y de ajustar a tu agenda todas las reuniones.
• El día de la boda. Cuando llegue el gran día no estarás sola, tu coordinadora de boda te acompañará desde el inicio hasta el fin del evento, supervisará el montaje, se reunirá con los responsables del venue, acomodará los recordatorios y detalles para cada invitado, contará con personal de apoyo para supervisar cada detalles, la entrega de saldos a los proveedores, estará pendiente de ti y de tu pareja, coordinará todas las sorpresas y momentos especiales y también supervisará el desmontaje. Y todo sin que tú te preocupes por nada, solo de disfrutar y de vivir cada instante de tu boda.

¿Sabías que una wedding planner se encarga de todo esto?

Beneficios de contar con una coordinadora en tu boda

Tener un profesional a tu lado que te asesore y acompañe durante toda la planeación de la boda es una garantía de éxito y tranquilidad. Y a mí me gusta destacarlos en dos grupos:

Durante los preparativos.

• Ahorras tiempo, ya que tu coordinadora de boda se encarga de la mayor parte del trabajo.
• Tienes ayuda con los trámites legales para la boda.
• Aciertas con la elección del venue, porque buscará para ti un espacio acorde al estilo de tu boda, el número de invitados que tengas y sobre todo dentro de tu presupuesto.
• Filtras a los proveedores gracias al criterio profesional de una wedding planner, así tu decisión será más sencilla, solo tendrás que elegir entre unos pocos que cumplan con los requisitos establecidos en la primera reunión.
• Ahorras dinero, ya que se encarga de negociar por ti con todos los suplidores.
• Tus intereses estarán siempre a salvo, una coordinadora de bodas mira ante todo por la pareja.
• Rentabilizas el presupuesto, una mano experta sabe cómo sacar partido a tu dinero maximizando las posibilidades.
• La decoración será genial y reflejará vuestra personalidad como pareja, déjala en manos de un profesional.
• No te sentirás perdida, la wedding planner te aconseja sobre cualquier tema de la boda, desde los detalles para los invitados, la distribución de las mesas y empezando por el concepto de la boda.
• Cada proveedor estará a su hora y en su lugar, ya que se encargará de coordinarlos a todos.
• Te olvidarás de gestionar el transporte a la boda, así como de realizar los pagos a los proveedores. Con ella todo estará bajo control.

Durante el día de la boda.

• Estarás acompañada de principio a fin, desde los preparativos hasta la fiesta.
• Ni te enterarás si surgen imprevistos, la coordinadora de boda se encargará de resolverlos.
• Todo el trabajo estará resuelto y tú no tendrás que mover ni un dedo, solo reir, disfrutar y bailar. El montaje y desmontaje de todo (decoración, mesas, regalos, flores…) estará bajo control.
• Cada detalle estará en su lugar. ¿Te imaginas que antes de vestirte de novia te tuvieras que poner a colocar personalmente, uno a uno, los recordatorios para cada invitado?
• Olvídate del reloj. El timing de la boda estará a salvo y saldrá todo según lo planificado.
• Invitados felices y atendidos porque habrá siempre alguien pendiente de sus necesidades.
• Seguridad, calma y control. La coordinadora de boda será nuestra mano derecha en todo momento, discreta y a la vez presente, para que con solo una mirada o un simple gesto te ayude en lo que necesites, ya sea un vaso de agua, que sujete tu ramo o te indique el momento del cambio de vestido, tal vez.
• Comienza tu luna de miel sin preocupaciones. La boda acabó pero aún quedan tareas que terminar, devolver mobiliario de alquiler y los últimos saldos que entregar. Tu wedding planner se encargará de ello mientras se van de luna de miel

Ahora que ya conoces todas las funciones, ¿qué opinión tienes? Sinceramente contratar a una wedding planner es una inversión que haces en tu boda para obtener mayores beneficios, sobre todo en seguridad y tranquilidad ¿no te parece?

Cómo elegir tu wedding planner

Este es un momento muy importante. Ya tienes claro qué es una coordinadora de bodas y las funciones que desempeña una wedding planner, ahora llega el momento de elegir la más adecuada para ti. Para ello te recomiendo que tengas en cuentas las siguiente consideraciones:

• que los servicios que ofrece sean adecuados a lo que necesitas
• que esté disponible en la fecha que deseas
• que no te condicione ni limite para elegir proveedores
• que cumpla con todos los aspectos legales y sea profesional
• que haga contrato para la formalización del servicio y que detalle en él todas las funciones que desempeñará
• que sus propuestas sean realistas
• que entienda bien el tipo de boda que buscas (clásica, boho, tropical, rústica, temática…)
• que tu decisión final para contratarla no dependa solo de su cotización, sino del feeling que te transmita y todas las funciones de las que encargue en tu boda

Por qué contratar una wedding planner en Puerto Rico

Si estás pensando en casarte en la zona costera de Puerto Rico o realizar tu destination wedding en Puerto Rico, mi consejo es que cuentes con un profesional que conozca la zona, trabaje con los mejores proveedores del lugar y sea experto en destination wedding o bodas en la playa en Puerto Rico.

Me encantaría formar parte de tu gran día y ser tu coordinadora de boda, ¿quieres que hablemos? Solo tienes que reservar una reunión gratuita aquí.